Polityka Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej biura Clever Office (dalej: „Strona”), dostępnej pod adresem www.cleveroffice.pl. Administratorem danych osobowych jest PML Group Sp. z o.o., ul. Wielicka 42/B3, 30-552 Kraków, NIP: 6793293890, e-mail: biuro@cleveroffice.pl.

1. Jakie dane zbieramy?

Zbieramy następujące dane osobowe:

  • Dane firmy: pełna nazwa firmy, forma prawna, aktualny adres siedziby (ulica, kod pocztowy, miasto), NIP, KRS, krótki opis działalności wg PKD, informacje o powiązaniach z państwami wysokiego ryzyka.

  • Dane osoby reprezentującej firmę: imię i nazwisko, stanowisko, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, obywatelstwo, numer telefonu, adres e-mail.

  • Dane beneficjenta rzeczywistego: imię i nazwisko, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, PESEL, obywatelstwo, adres zamieszkania, status PEP (osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne).

  • Dane dotyczące korespondencji: wskazanie rodzaju odbieranej korespondencji (np. tylko listy zwykłe, wszystkie listy), imię i nazwisko osoby do kontaktu w sprawach korespondencji, numer telefonu, adres e-mail do przesyłania korespondencji, adres pocztowy do spraw związanych z umową, fakturami i należnościami.

  • Dane techniczne: adres IP oraz dane związane z aktywnością na stronie (np. poprzez pliki cookies i technologie śledzące).

Dane są zbierane poprzez formularz kontaktowy, formularz rejestracji do panelu klienta, formularz zgłoszeniowy online dla usług wirtualnego biura, formularz danych do sporządzenia umowy (pobierany w formacie PDF), w trakcie zawierania umów na odległość oraz w trakcie kontaktu e-mailowego lub telefonicznego.

2. Cel zbierania danych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

  • Zawieranie i realizacja umów na usługi wirtualnego biura, w tym przygotowanie i wykonanie umów, obsługa korespondencji, udostępnienie panelu klienta,

  • Kontakt z użytkownikiem w sprawie oferty lub zapytań,

  • Wystawianie faktur i prowadzenie rozliczeń,

  • Analiza ruchu na stronie w celu poprawy jej funkcjonalności (np. poprzez Google Analytics),

  • Wypełnienie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), w tym identyfikacja i weryfikacja klientów oraz beneficjentów rzeczywistych.

3. Podstawa prawna przetwarzania danych

Dane są przetwarzane na podstawie:

  • Zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez checkbox w formularzach, baner zgody na cookies lub akceptację umowy,

  • Niezbędności do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), np. dla usług wirtualnego biura i umów zawieranych na odległość,

  • Obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. dla celów podatkowych oraz zgodności z ustawą AML (art. 33 i 34),

  • Prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), np. analiza statystyk strony, ochrona przed roszczeniami.

4. Udostępnianie danych

Dane mogą być przekazywane następującym podmiotom:

  • lh.pl – dostawca usług hostingowych,

  • Fakturownia – system do wystawiania faktur,

  • Google (Gmail, Google Analytics, Google Ads) – usługi pocztowe, analityczne i reklamowe,

  • Facebook (Meta) – wtyczki społecznościowe i piksel reklamowy,

  • Subsidium – biuro księgowe,

  • Zewnętrzne kancelarie prawne lub firmy windykacyjne – w przypadku opóźnień w płatnościach przekraczających 7 dni.

Dane mogą być również przekazywane organom publicznym, jeśli jest to wymagane przepisami prawa, w szczególności w związku z obowiązkami wynikającymi z ustawy AML.

5. Pliki cookies i technologie śledzące

Strona używa plików cookies oraz podobnych technologii (np. piksel Facebooka, Google Ads) w celu:

  • Zapewnienia prawidłowego działania Strony,

  • Analizy ruchu i preferencji użytkowników (Google Analytics),

  • Wyświetlania spersonalizowanych reklam.

Użytkownik wyraża zgodę na cookies poprzez baner zgody wyświetlany po wejściu na Stronę. Może również zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane:

  • Przez okres niezbędny do realizacji umowy lub usługi,

  • Przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi (np. 5 lat dla danych księgowych) oraz ustawą AML (np. 5 lat od zakończenia stosunku gospodarczego lub przeprowadzenia transakcji),

  • Do momentu wycofania zgody, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie,

  • W przypadku danych analitycznych – zgodnie z ustawieniami narzędzi zewnętrznych (np. Google Analytics).

7. Prawa użytkownika

Użytkownik ma prawo do:

  • Dostępu do swoich danych osobowych,

  • Sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych,

  • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,

  • Przenoszenia danych,

  • Wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody,

  • Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wnioski w powyższych sprawach prosimy kierować na adres: biuro@cleveroffice.pl.

8. Formularz zgłoszeniowy i oświadczenia

Dane wprowadzone w formularzu zgłoszeniowym online dla usług wirtualnego biura oraz w formularzu do sporządzenia umowy (pobieranym w formacie PDF) są wykorzystywane w celu realizacji usług oraz wypełnienia obowiązków AML. Dane z formularza PDF nie są przechowywane na serwerze Strony, chyba że użytkownik wyraźnie wyrazi zgodę na ich zapisanie. Użytkownik składa następujące oświadczenia:

  • Jest upoważniony do reprezentowania przedsiębiorstwa,

  • Działalność przedsiębiorstwa nie jest związana z praniem pieniędzy, finansowaniem terroryzmu ani innymi działaniami niezgodnymi z prawem,

  • Podane dane są zgodne z prawdą, aktualne i kompletne,

  • Wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji usług wirtualnego biura oraz wypełnienia obowiązków AML i RODO.

9. Klauzula AML

Zgodnie z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, PML Group Sp. z o.o., wpisana do Rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów pod numerem RDST-2052, jest zobowiązana do identyfikacji i weryfikacji danych klientów oraz beneficjentów rzeczywistych, w tym ich tożsamości, statusu PEP oraz powiązań z państwami wysokiego ryzyka.

10. Zabezpieczenia danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych, w tym:

  • Szyfrowanie danych przesyłanych przez Stronę i panel klienta (np. protokół HTTPS, SSL),

  • Ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych pracowników,

  • Regularne aktualizacje oprogramowania i systemów zabezpieczeń,

  • Procedury weryfikacji tożsamości klientów zgodnie z wymogami AML,

  • Przechowywanie danych na bezpiecznych serwerach dostawcy hostingu (lh.pl) z zastosowaniem kopii zapasowych i zabezpieczeń przed nieautoryzowanym dostępem.

11. Zawieranie umów na odległość

Dane osobowe zbierane w procesie zawierania umów na odległość (np. poprzez formularz online lub e-mail) są przetwarzane w celu przygotowania, podpisania i realizacji umowy. Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie danych w tym celu poprzez akceptację umowy i regulaminu.

12. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: biuro@cleveroffice.pl.

13. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. Aktualna wersja będzie dostępna na Stronie.

Data ostatniej aktualizacji: 16 czerwca 2025 r.